Privacy- en AVG-verklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

AIOW BV, handelend onder de productnaam ClubCoach, is verwerkingsverantwoordelijke voor ClubCoach.ai. AIOW BV is gevestigd aan Bijlmermeerstraat 30, 2131 HC Hoofddorp en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71887466. Voor privacyvragen, verzoeken en meldingen kun je mailen naar privacy@clubcoach.ai.

2. Welke gegevens verwerken we?

• Account en identiteit: naam, e-mailadres, club- of teamrol, authenticatie- en accountstatus.
• Club en team: club, teams, lidmaatschappen, uitnodigingen, planning, aanwezigheid en communicatie.
• Voetbal en ontwikkeling: trainingen, opstellingen, wedstrijdgebeurtenissen, speelminuten, tactiek, statistieken en trainershistorie.
• Bijzondere gegevens: blessure-, herstel- en andere gezondheidsinformatie, alleen waar de club dit rechtmatig inricht en uitsluitend voor bevoegde rollen.
• Media: links naar livestreams en eventueel geüploade of gekoppelde video. ClubCoach verzorgt niet automatisch de opname.
• Techniek en veiligheid: IP-adres, apparaat- en browserinformatie, tijdstippen, beveiligings- en foutinformatie. Foutmeldingen bevatten standaard geen vrije invoer, medische inhoud, namen of e-mailadressen.

3. Doelen en grondslagen

• De dienst leveren, accounts beheren en teamfuncties uitvoeren: uitvoering van een overeenkomst.
• Veiligheid, misbruikpreventie, foutdiagnose en productverbetering: gerechtvaardigd belang, met minimale gegevens en een belangenafweging.
• Facturatie en wettelijke administratie: wettelijke verplichting.
• Marketingberichten en niet-noodzakelijke metingen: toestemming, waar die vereist is. Je kunt die altijd intrekken.
• Gezondheidsgegevens: alleen met een geldige uitzondering op het AVG-verbod, zoals uitdrukkelijke toestemming, en met beperkte toegang. De club bepaalt en documenteert de toepasselijke basis.

Een club kan voor teamgegevens zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn en ClubCoach als verwerker inzetten. In dat geval maken we afspraken in een verwerkersovereenkomst.

4. Minderjarigen

Jeugdteams bevatten gegevens van minderjarigen. ClubCoach is geen openbaar sociaal netwerk voor kinderen. De club of uitnodigende volwassene moet zorgen voor een geldige grondslag, passende informatie aan ouder en kind en, waar vereist, toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. We beperken jeugdgegevens tot wat het team nodig heeft en richten toegang in per rol.

5. Medische gegevens

Blessure- en herstelgegevens zijn extra gevoelig. Alleen expliciet bevoegde personen, zoals een fysiotherapeut, mogen details zien. Trainers en andere rollen zien waar mogelijk slechts een noodzakelijke status. Gebruik ClubCoach niet voor spoedzorg of als medisch dossier. Vraag verwijdering zodra de informatie niet meer nodig is.

6. Video en livestreams

Clubs kunnen een publieke YouTube-stream of video aan een wedstrijd koppelen. De club is verantwoordelijk voor informatie, toestemming, camerastandpunt en eventuele rechten van spelers, tegenstanders en bezoekers. Bij een YouTube-embed gelden ook de privacyvoorwaarden van Google/YouTube; de speler wordt pas geladen op de livepagina. Publiceer geen kleedkamerbeelden of medische gesprekken.

7. Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Account- en teamgegevens blijven bewaard zolang het account of de overeengekomen clubdienst actief is en worden na een bevestigd verwijderverzoek binnen 30 dagen uit de actieve omgeving verwijderd of geanonimiseerd. Back-upkopieën verdwijnen uiterlijk binnen 35 dagen volgens de back-upcyclus. Pilotclubaanvragen bewaren we maximaal 12 maanden na het laatste contact. Beveiligings- en technische logs bewaren we maximaal 90 dagen, tenzij een concreet beveiligingsincident langer onderzoek vereist. Medische en blessuregegevens worden uiterlijk 90 dagen na gemeld herstel, einde teamrelatie of een eerder clubverzoek verwijderd; een club kan een kortere termijn instellen. Videoanalyse, observaties en gekoppelde videometadata worden maximaal 12 maanden na de wedstrijd bewaard, tenzij club en betrokkene eerder verwijderen; extern gehoste video volgt daarnaast het beleid van die aanbieder. Wettelijke financiële administratie bewaren we zeven jaar.

8. Verwerkers en doorgifte

Voor de technische levering gebruikt AIOW BV op dit moment onder meer Supabase voor database en authenticatie, Vercel voor webhosting en edge-infrastructuur, Expo/EAS voor app-builds en updates, Apple en Google voor distributie en apparaatdiensten, en Google/YouTube uitsluitend wanneer een club zelf een stream of video koppelt. E-mail- en supportleveranciers worden alleen gebruikt voor noodzakelijke communicatie. We kiezen waar mogelijk verwerking in de Europese Economische Ruimte en sluiten verwerkersafspraken. Als gegevens buiten de EER komen, gebruiken we een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of EU-modelcontracten, plus aanvullende maatregelen waar nodig. De actuele subverwerkerslijst is opvraagbaar via privacy@clubcoach.ai.

9. Delen en beveiliging

We verkopen geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen gedeeld met bevoegde club- en teamleden, noodzakelijke verwerkers of wanneer de wet dit vereist. We gebruiken rolgebaseerde toegang, versleutelde verbindingen, minimale rechten en beveiligingslogging. Geen enkele dienst is volledig risicoloos; meld een vermoedelijk datalek direct via security@clubcoach.ai. Vermeld geen gevoelige gegevens in de onderwerpregel.

10. Jouw rechten

Je kunt verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Je kunt toestemming intrekken en hebt het recht niet uitsluitend aan een geautomatiseerd besluit met ingrijpende gevolgen te worden onderworpen. Mail privacy@clubcoach.ai. We kunnen je identiteit veilig controleren en reageren normaal binnen één maand. Als de club verantwoordelijk is, sturen we je verzoek naar de juiste club of helpen we haar bij de afhandeling.

11. Account en gegevens verwijderen

Je kunt in ClubCoach zelf een beveiligd verwijderverzoek indienen: tik op de avatar Account en team, open Account en werkplek, scroll naar het paneel Account verwijderen, vink Ik begrijp dat dit een verzoek is en geen onmiddellijke verwijdering aan en tik op Verwijdering aanvragen. Kun je niet meer inloggen, mail dan naar privacy@clubcoach.ai. Noem het accountadres en de betrokken club, maar stuur geen medische details per e-mail. We bevestigen de ontvangst, controleren je identiteit en verwijderen of anonimiseren gegevens, behalve wat we aantoonbaar wettelijk moeten bewaren. Teamgegevens die onder verantwoordelijkheid van een club vallen handelen we samen met die club af. De volledige stappen staan op Account verwijderen.

12. Klacht en contact

Neem eerst contact op via privacy@clubcoach.ai, zodat we het kunnen oplossen. Je mag ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor een datalek of beveiligingsprobleem: security@clubcoach.ai. Voor gewone hulp: support@clubcoach.ai.

13. Wijzigingen

Als deze verklaring wezenlijk verandert, passen we de datum hierboven aan en informeren we actieve gebruikers op een passende manier. Een nieuwe verwerking krijgt eerst een doel, grondslag, bewaartermijn en toegangsbeleid.